Jak na práci na dálku?

Pojďme si představit několik možností, které můžeme využít pro práci na dálku. Navazujeme na náš předchozí článek – „Co použít pro online výuku?„, který jsme sice koncipovali převážně pro školy/pedagogy/učitele, ale téma je obecné ohledně online (video) spolupráce na dálku (např. online výuku).

Dnes je pojem „home office“ velmi často zmiňován, někde je ještě používáno „remote work„, prostě určitě jste některý z těchto pojmů slyšeli. Ale co to opravdu znamená pro firmu, kromě toho, že zaměstnanci pracují z domu? Určitě jedna z důležitých věcí je mít připravený systém v rámci společnosti a tím nemyslím konkrétní software/aplikaci, ale nastavení „myšlení“ pro práci na dálku. Proto jsme vám přidali i nějaká videa a odkazy, které by vám mohli pomoci jak o práci na dálku uvažovat. Ale pojďme se nyní podívat na ty konkrétní nástroje, které nám mohou pomoci. A určitě mi dáte za pravdu, že spolupráce více lidí nad dokumenty nebo vzájemná komunikace pomocí e-mailů není příliš efektivní.

Slack

Komunikační platforma Slack je dnes pravděpodobně nejpopulárnější komunikační platformou na firemní spolupráci. Tzn., že nebereme v potaz soukromé komunikátory jako jsou Messenger nebo WhatsApp od Facebooku. Slack je zdarma pro menší týmy, jinak stojí 6,25€/uživatel/měsíc. Princip spočívá v rozdělení komunikace do různých kanálů nebo na přímo komunikaci s uživateli. Dále se dá v každém kanálu poslat zpráva, na kterou se dá potom reagovat ve vláknech. Co je velká výhodou Slacku je možnost napojení na různé další platformy, které mohou prostřednictvím svých „botů“ posílat informace buď do určených kanálů nebo určitým uživatelům. Tato komunikační platforma byla jednou z prvních, která přišla s SlackBot – neboli chatbotem.

Jedna z výhod Slack pro firemní komunikaci je například získání přehledu komunikace a informací. Všichni mají na jednom místě společné informace, mohou se vyjádřit a přehledně hledat informace. Je potřeba nezapomínat, že se jedná stále o nástroj tzn. že není samospásný a je potřeba si nastavit pravidla a logiku rozdělení kanálů.

MS Teams

Dalším v dnešní době oblíbeným komunikátorem v rámci společnosti/projektu jsou překvapivě nástroje od Microsoft. Jmenuje se MS Teams a je aktuálně nejprogresivnějším softwarem od společnosti Microsoft. Jeho použití je buďto zdarma nebo v balíčku v MS Office 365. MS Teams hodně „spoléhá“ na spolupráci v rámci balíčku MS Office 365, kdy je hodně propojený s dalšími částmi – oneDrive (sdílení souborů), oneNote (sdílené poznámky) atd. Tzn., že samotný MS Teams můžete samozřejmě používat, ale pravděpodobně, že narazíte na omezení free verze. Takže větší význam má, pokud organizace používá celý balíček MS Office 365 a pak může využívat všechny funkce. Jinak si můžete v tomto nástroji vytvořit různé týmy, kterým můžete opět nastavit kanály pro komunikaci (inspirace Slackem).

Asana

V předchozích odstavcích (Slack a MS Teams) jsme se více zaměřovali na samotnou komunikaci v rámci týmu/organizace. Nyní se pokusíme popsat komplexnější nástroje a to jsou nástroje pro řízení projektů/organizací – neboli projektové řízení. Jeden z prvních nástrojů, které vás asi napadne, je Asana. O službě Asana lze velmi často slyšet na různých konferencích, kde se mluví o produktivitě nebo o osobním řízením. Takže lze říci, že se jedná o jeden z nejpopulárnějších nástrojů pro projektové řízení dneška. Dokonce tento nástroj nabízí variantu Basic, který je zdarma, a poté Business, který stojí 11€/uživatel/měsíc. Jinak Asana nabízí všechny možné „klasické“ nástroje projektového řízení jako je „vytěžování zdrojů“ (histogram zdrojů) nebo „timeline“ (což, velmi připomíná Ganttův diagram).

Jinak se samozřejmě dá propojit jak se Slackem, tak MS Teams, aby „posílala“ informace do vašich kanálů a tím „suplovala“ notifikace do e-mailu, ale s interaktivním potenciálem.

Trello

Trello bývá první software/program/služba, kterou uživatelé zkouší, pokud chtějí ve svém projektové řízení začít používat nějakého digitálního pomocníka. Jedná se rozhodně o nejjednodušší nástroj, který si v tomto článku rozebíráme. Je zaměřen na „boardy“ neboli nástěnky, kdy si můžeme libovolně nadefinovat, co které sloupce v nástěnce znamenají (typicky náš cyklus v projektu – Plan, In progress, Waiting, Done). Základní varianta Basic je zdarma a poté Business stojí 10$/uživatele/měsíc.

Trello je opět zaměřeno na společnou práci, kdy si můžete jednotlivé „boardy“ nastavit dle vašich firemních procesů a pak jednotlivé „Task“ úkoly zadávat, přesouvat do další boardů, komentovat jednotlivé úkoly a další interaktivní úkony. Opět se dá Trello propojit se Slackem a MS Teams.

Na závěr

Možná si nyní říkáte, proč jsme nezmínili Google Suite nebo MS Office 365 jako komplexní balíčky. Ano máte pravdu, ale na to by se pravděpodobně hodil samostatný článek. Na jednom našem specializovaném webu pro pedagogy Šablony DVPP jsme tyto balíčky trochu „popsali“ z hlediska online video hovorů/konferencí. Co použít pro online výuku? Pokud máte některý z těchto balíčků, tak zajisté je to dobrý základ pro práci na dálku, protože máte vyřešené základní věci jako e-mail a „cloud“ úložiště. U Google Suite, resp. Google služeb, se můžeme dále bavit o Google Hangouts jako nástroji pro online video porady. Nebo u Microsoft aplikací se můžeme zmínit o Skype, který jste zajisté již také někdy použili.

Vždy je si potřeba říci, s čím chcete pomoci, a poté se rozhodnout pro nějaké řešení. Nebrat nic, že za nás „vyřeší“ naše problémy, vždy se jedná pouze o nástroje. To, jak to bude dobrá služba pro nás, záleží na tom, jak s těmito nástroji naložíme a budeme je používat.